Ассистент закупок | Zakupki Assistant
Ассистент закупок | Zakupki Assistant начинался с довольно узкой практической задачи: нужно было отслеживать появление запросов цен на медицинское оборудование в Забайкальском крае.
Запрос цен в государственных закупках — это этап, на котором заказчик размещает информацию о том, что ему необходимо приобрести, и собирает коммерческие предложения от потенциальных поставщиков. Эти предложения могут использоваться, в частности, для определения ориентировочной стоимости будущей закупки. Сама закупка при этом появляется уже после этого этапа.
При этом запросы цен — далеко не самая массовая часть рынка государственных закупок. В большинстве случаев поставщики работают уже с опубликованными закупками по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Поэтому отдельный функционал именно для поиска и отслеживания запросов цен был довольно нишевым и не пользовался большой популярностью у существующих сервисов.
На тот момент оказалось, что простого и удобного решения для такой задачи практически нет. Были сервисы для мониторинга закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ, но не хватало инструмента, который мог бы просто присылать в Telegram уведомления о появлении новых запросов цен по заданной тематике.
В процессе разработки стало понятно, что эту задачу можно решить гораздо шире: отслеживать закупки не только медицинского оборудования, не только в одном регионе и не только одного типа, а закупки по всей России и практически для любого вида деятельности.
Так постепенно проект превратился из небольшого Telegram-бота в полноценную систему для поиска, анализа и первичного отбора государственных закупок.
Государственные закупки как канал продаж
В процессе работы над проектом стала очевидна важная особенность государственных закупок: для существующего бизнеса это уже готовый канал сбыта. Затрат на маркетинг нет. Заказчики уже публикуют информацию о том, что именно они готовы купить и какой бюджет на это предусмотрен.
Но вместо затрат на маркетинг появляются другие затраты: время специалистов на поиск закупок, изучение документации, оценку рисков, подбор товаров, расчёт себестоимости и принятие решения о том, стоит ли вообще участвовать в конкретном тендере.
Специалисты по тендерам хорошо знают ситуацию, когда на подготовку одной заявки уходит много времени, а контракт в итоге получает другая компания. Иногда команда анализирует и просчитывает десять закупок, чтобы выиграть одну, и такой результат может считаться вполне хорошим.
Бывает и другая проблема: существенное требование обнаруживается уже на позднем этапе анализа документации, когда на закупку потрачено много времени.
Поэтому одна из основных идей Zakupki Assistant заключается в том, чтобы как можно раньше понять, имеет ли смысл подробно заниматься конкретной закупкой.
Поиск закупок тоже оказался отдельной сложной задачей
У работы с ЕИС есть свои ограничения. Например, поиск можно настраивать по регионам, но нельзя задать конкретный город или населённый пункт. При этом многие поставщики работают только на определённой территории и не хотят рассматривать весь регион целиком.
Кроме того, закупки не всегда удобно искать только по кодам ОКПД2 или точному совпадению слов. Код может быть указан неточно. В названии или описании могут встречаться опечатки и грамматические ошибки. Один и тот же товар или услуга могут называться совершенно по-разному.
Поэтому в Zakupki Assistant используются разные подходы к поиску, в том числе смысловой поиск. Система анализирует содержание закупки и пытается определить, что именно требуется заказчику, а не просто ищет точное совпадение нескольких слов.
Это позволяет находить закупки, которые могут быть пропущены обычным поиском по ключевым словам или кодам классификатора.
Поиск работает как в Telegram и MAX, так и непосредственно на сайте.
Не просто найти закупку, а быстро понять, стоит ли ей заниматься
После поиска возникает следующая задача — анализ документации. Поэтому в сервисе появилась возможность получать краткую выжимку по закупке, быстро просматривать содержимое документов и задавать вопросы непосредственно по конкретному тендеру в формате диалога.
По сути, с закупкой можно общаться как с чат-ассистентом. При этом система должна отвечать не на основе произвольных знаний модели, а опираться на документацию, приложенную к конкретной закупке.
Это важно, потому что при работе с тендерами ошибка может стоить времени и денег, а также привести к серьёзным последствиям для поставщика.
Идея состоит не в том, чтобы полностью заменить специалиста искусственным интеллектом, а в том, чтобы передать искусственному интеллекту выполнение повторяющихся операций и оставить человеку возможность быстро проверить полученный результат.
Анализ конкуренции и истории заказчика
Ещё один важный вопрос перед участием в закупке — насколько вообще реалистично её выиграть.
Иногда полезно посмотреть, какие похожие закупки уже проводил конкретный заказчик, кто в них участвовал, кто побеждал и с каким снижением относительно начальной максимальной цены контракта.
Например, если видно, что в похожих закупках регулярно выигрывает один и тот же поставщик со снижением около 20%, эту информацию можно учитывать ещё до того, как специалисты потратят несколько часов на подробный расчёт.
Поэтому Zakupki Assistant позволяет анализировать историю похожих закупок, уровень конкуренции, участников, победителей и цены заключённых контрактов. Это помогает быстрее оценить экономический смысл участия.
Автоматический подбор товаров под требования закупки
Практически любой тендер содержит описание того, что именно нужно поставить или какую услугу необходимо оказать. Если речь идёт о товарах, внутри одной закупки может быть несколько позиций с подробными характеристиками.
При этом конкретные марки и модели указываются далеко не всегда, поскольку требования законодательства не позволяют необоснованно ограничивать конкуренцию. Из-за этого поставщику приходится вручную искать товары, которые действительно соответствуют требованиям заказчика.
В Zakupki Assistant была реализована возможность автоматически подбирать товары для конкретных позиций закупки и сопоставлять их с указанными характеристиками.
Это одна из наиболее сложных технических задач проекта, поскольку недостаточно найти товар с похожим названием. Нужно анализировать требования и определять, насколько конкретный товар им соответствует.
Для поставщика это особенно важно: необходимо поставить именно то, что требовал заказчик. Ошибка на этом этапе может привести к финансовым потерям и другим серьёзным последствиям.
Что в итоге умеет система
В результате появилась система, которая позволяет:
получать уведомления о новых подходящих закупках;
искать закупки по словам, кодам и смыслу;
быстро проводить первичный скрининг тендера;
получать краткую выжимку по документации;
задавать вопросы по документам конкретной закупки;
скачивать тендерную документацию;
автоматически подбирать товары под требования закупки;
анализировать конкуренцию, участников и историю похожих торгов;
изучать закупочную активность конкретных заказчиков.
Главная цель — сократить время, которое специалист тратит на закупки, не имеющие реальных перспектив.
Если раньше для получения одного результата приходилось подробно просчитывать десять тендеров, то задача системы — помочь как можно раньше отсеять девять неподходящих и сосредоточиться на тех, где участие действительно имеет смысл.
Высвободившееся время можно потратить на анализ других релевантных закупок и прорабатывать больше перспективных возможностей.
Аналитика рынка государственных закупок
По мере развития проекта появился ещё один аккуратный блок — аналитика различных ниш государственных закупок.
Система позволяет посмотреть:
какие закупки сейчас проводятся в определённой сфере;
какие бюджеты находятся на рынке;
сколько контрактов заключалось ранее;
какие компании участвуют в закупках;
кто побеждает;
по каким ценам заключаются контракты;
каков уровень конкуренции.
На сайте также размещается аналитика активных закупок в реальном времени — то есть тех тендеров, на которые ещё можно подать заявку.
Можно анализировать происходящее в отдельных нишах и регионах и видеть не только исторические данные, но и текущую ситуацию на рынке.
Отдельной гипотезой стало то, что пользователям не всегда интересно искать сами тендеры. Иногда гораздо важнее понять, какие конкретные товары сейчас чаще всего закупает государство.
Поэтому в разделе с трендами можно посмотреть, какие товары и объекты закупок чаще других встречаются в активных тендерах прямо сейчас.
Так проект, начавшийся с простого уведомления о новых запросах цен на медицинское оборудование в одном регионе, постепенно вырос в платформу для поиска, анализа и исследования государственных закупок по всей России.
Zakupki Assistant использует современные методы поиска информации, машинного обучения и искусственного интеллекта, чтобы сократить ручную работу специалистов и помочь быстрее принимать решения о том, какие закупки действительно стоит просчитывать и в каких имеет смысл участвовать.